Prace nad wdrożeniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Sławków rozpoczęły się 5 września 2007 roku na podstawie Zarządzenia Burmistrza Miasta Nr 17/S/07 w sprawie wdrożenia systemu zarządzania jakością wg PN-EN ISO 9001:2001 w UM Sławków i powołania Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, którym został Rafał Adamczyk, Kierownik Referatu Rozwoju Miasta w Urzędzie Miasta Sławków.
U podstaw podjęcia decyzji w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Sławków znalazło się przekonanie, iż w dobie rosnących wymagań Klientów organów administracji publicznej oraz rosnącej złożoności realizowanych zadań własnych samorządu, jak i tych zleconych przez administrację rządową, system ten wpłynie na wzrost jakości świadczonych usług przez nasz urząd, a tym samym zwiększy się satysfakcja osób i podmiotów z nich korzystających – wyjaśnia Burmistrz Miasta Małgorzata Reczko.
Pierwszy etap prac nad systemem, który polegał na jego przygotowaniu do wdrożenia, zakończył się w kwietniu 2008 roku. W ramach intensywnych prac przygotowawczych zorganizowano spotkania informacyjno – szkoleniowe dla pracowników Urzędu Miasta Sławków na temat systemu zarządzania jakością ISO, opracowano karty stanowiskowe pracowników Urzędu Miasta Sławków, opracowano karty informacyjne usług realizowanych przez Urząd Miasta Sławków, opracowano i przeprowadzono wśród mieszkańców miasta Sławków badania ankietowe na temat poziomu zadowolenia z usług Urzędu Miasta, przeprowadzono szkolenia z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz podnoszenia umiejętności obsługi elektronicznego systemu obiegu dokumentów, wdrożono instrukcję dotyczącą planu szkoleń pracowników, opracowano instrukcję dotyczącą przygotowywania aktów normatywnych, aktów administracyjnych i wybranych dokumentów urzędowych Urzędu Miasta Sławków oraz prowadzenia ich rejestrów i udostępniania, wdrożono instrukcję opracowania, zatwierdzenia, publikowania, modyfikowania oraz wycofywania z obiegu kart informacyjnych stanowiących opis usług administracyjnych Urzędu Miasta Sławków. Zakończenie tych prac stanowiło opracowanie i wdrożenie Polityki Jakości oraz Księgi Jakości Urzędu Miasta Sławków. W następnym okresie podjęto działania służące doskonaleniu wdrożonego systemu zarządzania jakością polegające na przeprowadzeniu w Urzędzie Miasta Sławków auditów wewnętrznych w 2008 roku i 2009 roku oraz podjęciu działań korygujących.
System Zarządzania Jakością zakłada stałe doskonalenie procesów organizacyjnych i usługowych. Zmiany o charakterze organizacyjnym nie należą bowiem do prostych przedsięwzięć zarządczych. Jednak już dzisiaj można zaobserwować pozytywne efekty wdrożenia Systemu. Wśród nich można wymienić między innymi wzrost satysfakcji naszych Klientów, poprawę w zakresie terminowości załatwiania spraw, wzrost uporządkowania prowadzonej działalności i jakości rozwiązań organizacyjnych, zapewnienie bardziej sprawnego przepływu informacji o zadaniach realizowanych przez poszczególne referaty oraz skutecznego mechanizmu samokontroli i oceny realizacji zadań Urzędu – wyjaśnia Pełnomocnik Burmistrza Miasta ds. Systemu Zarządzania Jakością – Rafał Adamczyk.
Kolejny etap prac nad Systemem Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Sławków pod koniec 2009 roku i na początku 2010 roku dotyczył aktualizacji systemu i jego dostosowania do nowej normy ISO 9001:2008 oraz przystąpienie do auditu certyfikacyjnego ISO. Uzyskanie certyfikatu ISO 9001:2008 dla Urzędu Miasta Sławków to ogromny sukces i potwierdzenie pozytywnych zmian w jego organizacji i zasadach funkcjonowania. Jest to sukces całego personelu Urzędu Miasta Sławków, gdyż poziom jakości każdej organizacji jest grą zespołową, niemniej jednak szczególne podziękowania pragnę złożyć Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakości – Rafałowi Adamczykowi za koordynację całego procesu. Cieszymy się z tego sukcesu tym bardziej, że uzyskanie certyfikatu ISO stawia nasz Urząd w grupie samorządów aktywnie zaangażowanych w procesy poprawy jakości swoich usług, gdyż w dalszym ciągu samorządy posiadające ten międzynarodowy certyfikat należą do mniejszości – podsumowuje Burmistrz Miasta Małgorzata Reczko.
System Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Sławków
